Trách nhiệm của một hướng dẫn viên du lịch là gì?

Nhắc đến nghề hướng dẫn viên du lịch chắc hẳn nhiều độc giả cũng đã quen thuộc với hình ảnh những con người năng động, thân thiện, giàu hiểu biết giàu sức khỏe và sẵn sàng đồng hành với đoàn khách của mình đến khắp mọi nơi. Tuy nhiên, để có được một hình ảnh đẹp như vậy trong mắt khách hàng mỗi hướng dẫn viên du lịch phải không ngừng học hỏi, bồi đắp kiến thức, cải thiện kĩ năng và luôn cố gắng hết mức để hoàn thành tốt trách nhiệm của mình. Vậy, đã bao giờ bạn tự hỏi trách nhiệm của hướng dẫn viên du lịch là gì hay chưa?

Để đi sâu vào tìm hiểu cụ thể về trách nhiệm của hướng dẫn viên du lịch thì trước tiên hãy cùng nhau định khám phá định nghĩa về hướng dẫn viên du lịch.

Hướng dẫn viên du lịch là gì?

Trước khi đi vào tìm hiểu về trách nhiệm của hướng dẫn viên du lịch chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu rõ khái niệm của ngành nghề thú vị này. Hướng dẫn viên du lịch hay còn gọi là tour guide là những người trực tiếp làm công việc hướng dẫn đoàn khách du lịch xuyên suốt chuyến hành trình của chuyến du lịch để hỗ trợ du khách, giúp du khách tìm hiểu, khám phá những địa điểm tham quan, danh lam thắng cảnh và mang lại những trải nghiệm tuyệt vời cho du khách suốt cả chuyến hành trình.

Trách nhiệm của hướng dẫn viên du lịch - 40
Trách nhiệm của hướng dẫn viên du lịch 

Trách nhiệm của hướng dẫn viên du lịch

Nói về trách nhiệm của hướng dẫn viên du lịch, một ngành nghề hot trong thời điểm hiện tại thì không thể bỏ qua những mục cơ bản, bao gồm:

Tiếp nhận nhiệm vụ dẫn tour du lịch từ nhân viên

Tại các công ty lữ hành, nhiệm vụ của một hướng dẫn viên du lịch được lên kế kế hoạch, phân công chi tiết cụ thể. Nhiệm vụ đầu tiên của các hướng dẫn viên du lịch là tiếp nhận nhiệm vụ từ nhân viên.

Trách nhiệm tổ chức các hoạt động xuyên suốt chuyến du lịch, giúp khách hàng có những trải nghiệm về một chuyến đi đáng nhớ.

Sau khi tiếp nhận nhiệm vụ từ nhân việc và lịch trình toàn bộ chuyến du lịch. Các Hướng dẫn viên du lịch từ đó bắt đầu triển khai các hoạt động nhằm chuẩn bị cho chuyến đi như kiểm tra thông tin khách hàng, kiểm tra phương tiện di chuyển, chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết cho chuyến đi,… Rất nhiều công việc cần triển khai để có được công tác chuẩn bị chu đáo nhất cho ột chuyến đi hạn chế tối đa những sai sót và mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời. Vì hướng dẫn viên du lịch chính là người theo xuyên suốt, chịu trách nhiệm về toàn bộ chuyến đi.

Khi chuyến du lịch bắt đầu, trong quá trình di chuyển đến điểm tham quan du lịch thì hướng dẫn viên chính là người “giữ nhiệt” cho chuyến đi, là người quản quản trò, bắt chuyện và tạo sự tương tác, tạo hưng phấn cho khách nhằm tạo một không khí thoải mái, vui vẻ và khí thế để bắt đầu một chuyến đi thật tuyệt vời. Bên cạnh đó, người làm hướng dẫn viên du lịch cũng chính là người tổ chức các hoạt động vui chơi, trải nghiệm để gắn kết các thành viên trong đoàn du lịch, nhằm gia tăng trải nghiệm khách hàng, giúp họ có một chuyến đi thật đáng nhớ.

Trách nhiệm giám sát quá trình cung ứng với các bên liên quan 

Nhắc đến việc làm dịch vụ du lịch thì không thể không nhắc đến mối quan hệ chặt chẽ với các bên cung ứng liên quan như: vận tải, các cơ sở lưu trú như nhà hàng khách sạn, các khu địa điểm tham quan và các khu vui chơi giải trí,… Ở khía cạnh này, các hướng dẫn viên du lịch có trách nhiệm giám sát, theo dõi xuyên suốt quá trình các bên cung cấp dịch vụ phục vụ khách hàng. Từ đó, đưa ra những nhận xét, đánh giá, có những góp ý cụ thể với các đơn vị cung cấp đó để có thể tìm ra những cách tốt nhất cùng nhau cải thiện dịch vụ du lịch và mang đến những trải nghiệm tuyệt vời nhất cho khách hàng. Hơn thế nữa, góp phần duy trì mối quan hệ hợp tác gắn bó lâu dài giữ hai bên.

Xử lý các tình huống xảy ra trong chuyến du lịch

Việc tham quan du lịch dài ngày ở một nơi nào đó nghe thì có vẻ rất thú vị, đơn giản và dễ dàng diễn ra một cách suôn sẻ. Tuy nhiên, việc đặt chân tới một vùng đất xa lạ, khác biệt về phong tục tập quán, văn hóa, giọng nói,..; lưu trú tại một nơi xa lạ, đi đến những địa điểm có thể mình chưa từng đặt chân đến bao giờ… không phải dễ dàng diễn ra một cách trơn tru như kế hoạch. Trong quá trình thực hiện chuyến du lịch (kể từ lúc khách hàng chuẩn bị lên xe đến lúc rời xe ra về) có rất nhiều vấn đề phát sinh mà chúng ta không thể lường trước được như : lạc khách hàng, mất hoặc quên đồ đạc, giấy tờ , phương tiện di chuyển hỏng hóc giữa đường, khách phàn nàn,…

Trong quá trình chuyến đi diễn ra có rất nhiều vấn đề phát sinh mà chúng ta không thể lường trước được như : lạc khách hàng, mất hoặc quên đồ đạc, giấy tờ , phương tiện di chuyển hỏng hóc giữa đường, khách phàn nàn,... và hướng dẫn viên du lịch chính là người đứng ra tìm cách giải quyết cho các vấn đề, đảm bảo một chuyến hành trình an toàn và suôn sẻ cho khách hàng.
Trong quá trình chuyến đi diễn ra có rất nhiều vấn đề phát sinh mà chúng ta không thể lường trước được như : lạc khách hàng, mất hoặc quên đồ đạc, giấy tờ , phương tiện di chuyển hỏng hóc giữa đường, khách phàn nàn,… và hướng dẫn viên du lịch chính là người trự tiếp đứng ra tìm cách giải quyết cho các vấn đề, đảm bảo một chuyến hành trình an toàn và suôn sẻ cho khách hàng.

Trong những tình huống bất trắc, một hướng dẫn viên du lịch cần thể hiện được sự bình tĩnh, chuyên nghiệp thông qua kĩ năng giải  quyết vấn đề và khả năng giao tiếp. Một người hướng dẫn viên du lịch tốt, chuyên nghiệp chính là người có thể linh hoạt xử lí tình huống, không để những vấn đề bất xảy ra bất ngờ làm ảnh hưởng đến cả một chuyến đi của khách hàng.

Xem thêm:

Tiếp thu phản hồi của khách hàng và báo cáo lại

Bên cạnh việc đánh giá các đơn vị cung cấp để gia tăng trải nghiệm khách hàng thì các hướng dẫn viên du lịch còn có nhiệm vụ tiếp thu phản hồi từ khách hàng của mình rồi truyền đạt lại cho phía doanh nghiệp lữ hành của họ. Bởi vì ngành du lịch có đặc thù là phục vụ khách hàng nên việc tiếp thu những góp ý của khách hàng là vô cùng quan trọng để một công ty du lịch có thể cải thiện chất lượng dịch vụ của mình. Từ đó. gia tăng phản hồi tốt từ khách hàng, tạo hiệu ứng truyền thông truyền miệng tích cực dẫn đến có được nhiều khách hàng hơn, doanh thu tăng, doanh nghiệp ngày một phát triển. Nói đến đây, một hướng dẫn viên du lịch được nhìn nhận như là một người có vai trò mấu chốt, làm nên bộ mặt của một doanh nghiệp lữ hành.

Hơn thế nữa, đây cũng chính là một trách nhiệm quan trọng, nó như là một chiếc gương phản ánh năng lực của một hướng dẫn viên. Từ việc hiểu rõ khách hàng của mình, biết họ muốn gì, ghét gì, không thích những điểm nào trong dịch vụ của mình giúp các hướng dẫn viên nhìn thấy được những thiếu sót, những lỗ hổng trong quá trình làm dịch vụ để sử chữa, cải thiện và biết được những ưu điểm để duy trì và ngày càng phát huy.

Từ việc lắng nghe feedback khách hàng, hiểu rõ khách hàng của mình, biết họ muốn gì, ghét gì, không thích những điểm nào trong dịch vụ của mình giúp các hướng dẫn viên nhìn thấy được những thiếu sót, những lỗ hổng trong quá trình làm dịch vụ để sử chữa, cải thiện và biết được những ưu điểm để duy trì và ngày càng phát huy.
Từ việc lắng nghe feedback khách hàng, hiểu rõ khách hàng của mình, biết họ muốn gì, ghét gì, không thích những điểm nào trong dịch vụ của mình giúp các hướng dẫn viên nhìn thấy được những thiếu sót, những lỗ hổng trong quá trình làm dịch vụ để sử chữa, cải thiện và biết được những ưu điểm để duy trì và ngày càng phát huy.

Những kiến thức, kĩ năng và phẩm chất cần có để trở thành một hướng dẫn viên du lịch hoàn thành tốt trách nhiệm

Để hoàn thành tốt trách nhiệm của hướng dẫn viên du ịch – 40, ngoài kỹ năng chuyên môn, một hướng dẫn viên du lịch cần được trang bị các kiến thức cơ bản về văn hóa, lịch sử, chính trị vững vàn. Bên cạnh đó, một hướng dẫn viên du lịch tốt cần phải có trình độ giao tiếp tốt và sự nhạy bén, linh hoạt trong tư duy giải quyết vấn đề trong suốt quá trình dẫn tour. Và điều kiện tiên quyết chính là sự tự tin, niềm đam mê với nghề và dám đương đầu với mọi thử thách.

Các hướng dẫn viên du lịch cần phải rèn luyện một số kỹ năng sau: Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống, kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ, kỹ năng thuyết trình – thuyết phục, kỹ năng ngoại ngữ, kỹ năng tổ chức, làm việc nhóm, kỹ năng sử dụng các phương tiện truyền thông… và rất nhiều các kỹ năng khác liên quan đến ngành nghề. Hướng dẫn viên du lịch là một nghề hot nhưng rất khó để làm tốt và rất nhiều thử thách. Nó không chỉ đòi hỏi sự tự tin, năng khiếu giao tiếp và thuyết phục thiên bẩm mà nó còn yêu cầu sự không ngừng học hỏi, một sức khỏe tốt và sự đam mê, nhiệt huyết với nghề.

Bên cạnh các kiến thức và kĩ năng, các hướng dẫn viên du lịch cần có những phẩm chất cần thiết để hoàng thành tốt công việc của mình như là sự chịu khó, kiên nhẫn, tính quyết đoán và sự nhạy bén, khiếu hài hước,…

Hướng dẫn viên du lịch – Linh hồn của cả một công ty du lịch

Du lịch là một cách để con người thư giãn, giải trí và hưởng thụ cuộc sống. Làm dịch vụ du lịch, cái khó nhất là có thể làm hài lòng khách hàng của mình, làm sao cho mỗi chuyến đi là một trải nghiệm đáng nhớ đối với các “thượng đế” của mình. Suốt một hành trình dài của chuyến du lịch, nếu đoàn du lịch may mắn được dẫn dắt bởi một Hướng dẫn viên chuyên nghiệp, nhiệt tình, toàn tâm toàn ý cố gắng mang đến cho du khách những trải nghiệm đáng nhớ thì không chỉ đáp ứng được nhu cầu có một chuyến nghỉ dưỡng tuyệt vời của khách hàng mà còn giúp tạo được dấu ấn khó phai về hướng dẫn viên du lịch đó và công ty lữ hành của họ. Có được cái nhìn tốt từ khách hàng giống như tìm được “kim cương” đối với các doanh nghiệp làm du lịch. Việc được khách hàng tin tưởng và một lần nữa giao niềm vui, sự thư giãn, nghỉ ngơi của họ đối với một doanh nghiệp du lịch chính là minh chứng rõ ràng nhất của sự thành công trong ngành này. Chính vì thế, sẽ không “ngoa” khi nói rằng một đội ngũ hướng dẫn viên du lịch vừa có tâm, có tầm và đặc biệt là có trách nhiệm chính là “người nắm giữ linh hồn” của cả một doanh nghiệp lữ hành.

Một đội ngũ hướng dẫn viên du lịch vừa có tâm, có tầm và đặc biệt là có trách nhiệm chính là "người nắm giữ linh hồn" của cả một doanh nghiệp lữ hành.
Một đội ngũ hướng dẫn viên du lịch vừa có tâm, có tầm và đặc biệt là có trách nhiệm chính là “người nắm giữ linh hồn” của cả một doanh nghiệp lữ hành.

Chính vì thế, các doanh nghiệp du lịch nên có một cái nhìn sáng suốt và sự chắt lọc kĩ càng khi lựa chọn đội ngũ hướng dẫn viên du lịch cho công ty mình. Sự kĩ càng, đầu tư trong khâu lựa chọn sẽ mang về cho các doanh nghiệp thành quả xứng đáng bởi lẽ không ai theo xuyên suốt khách hàng như các hướng dẫn viên du lịch, chính họ là những người trực tiếp thể hiện sản phẩm du lịch của doanh nghiệp tới với khách hàng. Đội ngũ hướng dẫn viên du lịch không chỉ là một trong những nhân tốp quan trọng quyết định sự thành công của một chuyến đi mà còn là của cả một doanh nghiệp lữ hành.

Tổng kết

Là một trong những ngành nghề hot và có sức hút rất lớn hiện nay, nghề hướng dẫn viên du lịch không chỉ mang lại những trải nghiệm tuyệt vời từ những chuyến đi mà còn mang lại một mức thu nhập hấp dẫn. Tuy nhiên, đi kèm theo đó cũng là những đòi hỏi về năng lực như kiến thức, kĩ năng và phẩm chất cộng thêm những áp lực về những trách nhiệm của nghề nghiệp này như: nhận tour, tổ chức các hoạt động xuyên suốt chuyến đi, xử lí các tình huống, tiếp thu ý kiến khách hàng,… . Qua bài viết trên bạn đã phần nào hiểu được Trách nhiệm của hướng dẫn viên du lịch đúng không nào? Dù làm ở bất cứ ngành nghề nào cũng sẽ có những trách nhiệm riêng, chỉ cầm luôn có ý thức làm tốt trách nhiệm của mình và không ngừng học hỏi thì công việc sẽ luôn được hoàn thành tốt nhất, đem lại lợi ích không chỉ cho bản thân bạn mà còn đối với nhiều người khác.